Referenzauskunft bei Bewerbungen in der Schweiz: Einwilligung, Datenschutz und sichere Vorgehensweise

Wer darf bei Deiner Bewerbung in der Schweiz Referenzen einholen, was darf Dein früherer Arbeitgeber sagen und wie schützt Du eine vertrauliche Stellensuche? Dieser Leitfaden erklärt Einwilligung, Datenschutz, Auswahl geeigneter Kontaktpersonen und den Umgang mit problematischen Auskünften.

Was ist eine Referenzauskunft?

Eine Referenzauskunft ist eine mündliche oder schriftliche Einschätzung einer früheren oder aktuellen beruflichen Kontaktperson über die Zusammenarbeit mit einer Bewerberin oder einem Bewerber. Sie ergänzt Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Vorstellungsgespräch. Eine Referenz ist kein amtlicher Nachweis und ersetzt weder eine sorgfältige Eignungsprüfung noch die eigene Entscheidung des Unternehmens.

In der Schweiz sind Referenzen verbreitet, besonders wenn Unternehmen die Zusammenarbeit, Zuverlässigkeit, Aufgaben und fachliche Passung genauer einschätzen möchten. Gerade bei einem Stellenwechsel aus Deutschland in die Schweiz kann die Auswahl geeigneter Referenzpersonen eine Herausforderung sein. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Kontakte, sondern ob diese die relevanten Tätigkeiten tatsächlich beurteilen können.

Darf ein Arbeitgeber ohne Einwilligung anrufen?

Nach den Informationen des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) müssen potenzielle Arbeitgeber vor der Kontaktaufnahme mit aktuellen oder früheren Arbeitgebern die Einwilligung der bewerbenden Person einholen. Auch die angefragte bisherige Arbeitgeberseite darf ohne Einwilligung keine Referenzauskünfte erteilen. Das schützt insbesondere vor einer ungewollten Offenlegung einer noch vertraulichen Stellensuche.

Nennst Du eine Referenzperson samt Kontaktdaten ausdrücklich im Bewerbungsdossier, kann dies im konkreten Zusammenhang als Einwilligung zur Kontaktaufnahme verstanden werden. Für eine vertrauliche Suche ist es deshalb besser, Referenzen nicht pauschal im Lebenslauf zu veröffentlichen, sondern sie gezielt im späteren Bewerbungsprozess und mit einer klaren Freigabe zu benennen.

Welche Daten dürfen ausgetauscht werden?

Der EDÖB hält fest, dass die Informationen für die neue Tätigkeit entscheidend sein müssen. Dazu können konkrete Erfahrungen zu Arbeitsqualität, Zusammenarbeit und Verhalten am Arbeitsplatz gehören. Nicht jede private oder vertrauliche Information ist deshalb automatisch zulässig. Ein früherer Arbeitgeber darf nicht einfach sein vollständiges Personaldossier öffnen.

Besonders problematisch sind Auskünfte über Gesundheitsdaten, private Lebensumstände oder frühere Vertragsbedingungen, die für die neue Funktion nicht erforderlich sind. Die Grenzen ergeben sich aus dem Datenschutzrecht und dem Persönlichkeitsschutz im Arbeitsverhältnis. Eine Einwilligung ist keine pauschale Ermächtigung, beliebige Informationen weiterzugeben.

Referenzpersonen auswählen

Geeignet sind Personen, die Deine Arbeit aus eigener Anschauung kennen und konkrete Beispiele geben können: ehemalige direkte Vorgesetzte, Projektverantwortliche, fachliche Leitungen oder gegebenenfalls langjährige Geschäftspartner. Kolleginnen und Kollegen können die Zusammenarbeit beurteilen, verfügen aber nicht immer über einen vollständigen Überblick über Deine Aufgaben und Leistungen.

Wähle nach Möglichkeit Personen aus verschiedenen beruflichen Stationen, sofern dies für die Stelle sinnvoll ist. Prüfe vorab, ob die Person erreichbar ist, Dich gut genug kennt und einer Referenzauskunft zustimmt. Nenne niemals eine Person überraschend als Referenz, ohne sie vorher zu informieren.

Aktueller Arbeitgeber und vertrauliche Stellensuche

Wenn Du noch angestellt bist, ist die aktuelle Führungskraft nicht zwingend die beste erste Referenz. Eine unerwartete Kontaktaufnahme könnte Deine Stellensuche offenlegen. Du kannst transparent erklären, dass Du die aktuelle Arbeitgeberseite erst in einer fortgeschrittenen Phase und nach ausdrücklicher Absprache freigibst.

Als Alternative eignen sich frühere Vorgesetzte oder eine andere Person, die Deine Arbeit zuverlässig kennt. Wichtig ist eine sachliche Erklärung ohne negative Unterstellungen über den aktuellen Arbeitgeber. Ein seriöses Rekrutierungsteam sollte verstehen, warum eine vertrauliche Bewerbung besonderen Schutz benötigt.

Referenzen im Lebenslauf: ja oder nein?

Ein Lebenslauf muss nicht zwingend Telefonnummern und E-Mail-Adressen fremder Personen enthalten. Du kannst den Abschnitt Referenzen auf Anfrage verwenden und die Kontaktdaten später sicher übermitteln. So vermeidest Du unnötige Weitergabe persönlicher Daten und behältst die Kontrolle über den Zeitpunkt der Kontaktaufnahme.

Wenn eine Stellenausschreibung ausdrücklich Referenzen verlangt, kannst Du zunächst klären, wann diese benötigt werden und welche Personen tatsächlich kontaktiert werden sollen. Bitte um eine abgestimmte Vorgehensweise und halte wichtige Freigaben schriftlich fest.

So bereitest Du Deine Referenzen vor

Informiere die Referenzperson über die angestrebte Funktion, die wichtigsten Anforderungen und den ungefähren Zeitpunkt einer möglichen Kontaktaufnahme. Übermittle einen aktuellen Lebenslauf und erinnere an die gemeinsamen Aufgaben. Das ist eine sachliche Vorbereitung und keine Aufforderung, Aussagen zu erfinden oder kritische Punkte zu verschweigen.

Besprecht, welche Projekte die Person selbst beurteilen kann. Kläre auch, welche Sprache für das Gespräch geeignet ist. Bei internationalen Bewerbungen kann eine deutsch- oder englischsprachige Referenz aus Deutschland genauso nützlich sein wie eine Schweizer Referenz, sofern sie für die Stelle aussagekräftig ist.

Typische Fragen im Referenzgespräch

Arbeitgeber fragen häufig nach Funktion, Zeitraum der Zusammenarbeit, fachlichen Stärken, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Teamarbeit, Kommunikation und Entwicklungspotenzial. Bei Führungsrollen können zusätzlich konkrete Führungssituationen oder Entscheidungsverantwortung relevant sein. Die Fragen sollten zur ausgeschriebenen Stelle passen.

Eine einzelne negative Formulierung ist nicht automatisch ein objektives Gesamturteil. Referenzauskünfte sind subjektive Wahrnehmungen und sollten mit anderen Informationen abgeglichen werden. Ein sorgfältiger Arbeitgeber unterscheidet zwischen konkreten Beobachtungen, Meinungen und blossen Vermutungen.

Arbeitszeugnis und Referenzauskunft unterscheiden

Ein Arbeitszeugnis ist ein gesetzlich geregeltes Dokument. Nach Art. 330a OR kannst Du grundsätzlich jederzeit ein Zeugnis verlangen. Das Vollzeugnis beschreibt Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie Leistung und Verhalten. Auf Verlangen ist auch eine auf Art und Dauer beschränkte Arbeitsbestätigung möglich.

Die Referenzauskunft ist dagegen eine zusätzliche Kommunikation im Bewerbungsprozess. Ein gutes Zeugnis garantiert keine positive mündliche Einschätzung; umgekehrt ersetzt eine positive Referenz kein korrektes Arbeitszeugnis. Stimmen wichtige Aussagen nicht überein, solltest Du die Unterschiede sachlich klären.

Wenn eine Referenz negativ ausfällt

Bitte zunächst um eine konkrete Erklärung, falls Du erfährst, dass eine Referenzauskunft Deine Bewerbung beeinträchtigt hat. Unterscheide belegbare falsche Tatsachen von subjektiven Einschätzungen. Notiere Gesprächsdaten, beteiligte Personen und möglichst genau, was gesagt worden sein soll. Vermeide vorschnelle Vorwürfe.

Bei vermuteten Datenschutzverletzungen oder unrichtigen Personendaten können Auskunfts-, Berichtigungs- und weitere rechtliche Ansprüche relevant werden. Die konkrete Rechtslage hängt vom Sachverhalt ab. Bei erheblichen Folgen kann eine arbeits- oder datenschutzrechtliche Beratung sinnvoll sein.

Referenzen aus Deutschland für Schweizer Bewerbungen

Wenn Du neu in die Schweiz ziehst, musst Du nicht erst Schweizer Referenzen aufbauen, um Dich seriös bewerben zu können. Frühere Arbeitgeber in Deutschland können fachliche Kompetenz, Arbeitsverhalten und Verantwortung ebenfalls nachvollziehbar beschreiben. Wichtig ist, dass die Referenzperson die Tätigkeit tatsächlich kennt.

Erkläre im Bewerbungsprozess gegebenenfalls Unterschiede bei Funktionsbezeichnungen oder Arbeitszeugnissen. Achte auf die internationale Vorwahl und eine gut erreichbare Kontaktzeit. Prüfe, ob die Referenzperson der Weitergabe ihrer Kontaktdaten an ein Schweizer Unternehmen zustimmt.

Datenschutz bei Recruiting-Plattformen

Online-Bewerbungsportale speichern häufig Lebensläufe, Zeugnisse und Kontaktangaben. Lade Referenzdaten nur hoch, wenn sie benötigt werden. Prüfe, ob ein Feld freiwillig ist und ob Du stattdessen Referenzen auf Anfrage angeben kannst. Vermeide öffentlich sichtbare Listen mit privaten Telefonnummern.

Frage bei Bedarf nach dem Empfängerkreis, dem Zweck und der Aufbewahrung der Angaben. Die Datenschutzregeln gelten nicht nur für telefonische Gespräche, sondern auch für digitale Prozesse und externe Rekrutierungsdienstleister.

Praktische Checkliste vor der Freigabe

Prüfe erstens, ob die gewünschte Referenzperson fachlich geeignet ist. Hole zweitens ihre Zustimmung ein. Drittens vereinbare, welcher potenzielle Arbeitgeber sie kontaktieren darf. Viertens kläre den Zeitpunkt. Fünftens informiere sie über die Stelle. Sechstens prüfe die Erreichbarkeit. Siebtens dokumentiere eine besonders wichtige Freigabe.

Falls Du noch angestellt bist, markiere ausdrücklich, dass Dein aktueller Arbeitgeber nicht ohne separate Einwilligung kontaktiert werden darf. Für Unternehmen ist ein abgestimmter Referenzprozess ebenso sinnvoll: Einwilligung dokumentieren, Fragen auf die Funktion begrenzen und Auskünfte vertraulich behandeln.

Häufige Fragen

Muss ich Referenzen angeben? Es gibt keine allgemeine Pflicht, in jedem Lebenslauf Referenzen aufzuführen. Ein Unternehmen kann im Auswahlprozess danach fragen. Du kannst erklären, wann und welche Personen Du freigeben möchtest.

Darf mein aktueller Chef kontaktiert werden? Nach der EDÖB-Orientierung nicht ohne Deine Einwilligung. Darf ein früherer Arbeitgeber private Informationen erzählen? Nicht beliebig; die Auskunft muss auf für die neue Tätigkeit relevante Angaben begrenzt bleiben. Sind schriftliche Referenzen besser? Sie können nachvollziehbar sein, ersetzen aber nicht die Prüfung ihrer Herkunft und Aussagekraft.

Fazit

Eine gute Referenz ist relevant, überprüfbar und freiwillig freigegeben. Du musst nicht unkontrolliert sämtliche früheren Arbeitgeber als Auskunftsquellen öffnen. Besonders bei einem vertraulichen Stellenwechsel lohnt es sich, Zeitpunkt, Kontaktpersonen und Umfang der Freigabe klar zu vereinbaren.

Für die rechtliche Einordnung sind die aktuellen Informationen des EDÖB und des SECO massgeblich. Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Stand der redaktionellen Prüfung: 13. November 2026.

Quellen und weiterführende Literatur

EDÖB: Verschiedene Phasen des Arbeitsverhältnisses – https://www.edoeb.admin.ch/de/verschiedene-phasen-des-arbeitsverhaeltnisses

EDÖB: Leitfaden zur Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsbereich – https://www.edoeb.admin.ch/dam/edoeb/de/Dokumente/aDSG/leitfaden_ueber_diebearbeitungvonpersonendatenimarbeitsbereich_DE.pdf.download.pdf/leitfaden_ueber_diebearbeitungvonpersonendatenimarbeitsbereich_DE.pdf

SECO: FAQ Arbeitszeugnis – https://www.seco.admin.ch/de/faq-arbeitszeugnis

SECO: Rechtsquellen zum privaten Arbeitsrecht – https://www.seco.admin.ch/de/rechtsquellen-zum-privaten-arbeitsrecht